Trousse d'outils pour l'évaluation du rendement du directeur général

Trousse d’outils pour l’évaluation du rendement du directeur général

L’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) a mis au point un Système d’évaluation du rendement des directeurs généraux (DG) de l’ACAM en trois étapes qui sera utile à la plupart des municipalités du pays.

Cette trousse d'outils améliorera la relation entre le DG et le conseil et aidera les élus locaux à atteindre leurs buts et objectifs stratégiques dans un contexte de conversations ouvertes. Membres ou non, les municipalités peuvent se procurer la trousse gratuitement.

Un partenariat efficace entre le conseil municipal et le directeur général est un préalable crucial à la réussite d’une municipalité. Elle a été préparée à partir des sondages et d’une recherche sur les pratiques exemplaires en y ajoutant les commentaires des membres de l’ACAM, de la Fédération canadienne des municipalités (FCM), d’experts du secteur public ou des ressources humaines et de l’International City/County Management Association (ICMA).

PRÉSENTATION DE LA TROUSSE D'OUTILS

Cette trousse d'outils de l'ACAM est conçue de manière à proposer un système flexible au DG, au maire et au conseil municipal, avec un format de type « menu » pouvant être adapté en fonction des processus d'évaluation existants. Il s’agit d’un outil qui vous permet d’élaborer votre processus d’évaluation d’après ce qui vous convient, à vous et à votre organisation. Elle offre diverses manières de choisir des objectifs, de définir des compétences, de mener votre autoévaluation et d’avoir des conversations continues portant sur l’évaluation du rendement. Aux directeurs généraux, la trousse fournit un processus qui utilise des stratégies et documents types qui peuvent être mis en commun avec le maire et les conseillers afin de veiller à ce que les buts, les résultats clés, les compétences de base et les mesures du rendement soient compris de tous. Cette trousse d’outils sert à informer le maire et les conseillers de la valeur des conversations avec le directeur général et à offrir un processus équitable pour l’évaluation du rendement.

Pour accéder à la Trousse d’outils pour l’évaluation du rendement du DG, cliquer ici. Cette trousse existe également en inuktut.

Notre trousse d’outils comporte beaucoup de mécanismes et d’options qui pourraient, de prime abord, la faire paraître redoutablement compliquée. Or, en réalité, c’est un outil tout simple. L'ACAM vous propose les ressources suivantes pour vous aider à naviguer dans le document.

L’ACAM est heureuse de vous offrir un webinaire (en anglais) d’environ vingt minutes, conçu pour vous montrer comme notre trousse est facile à utiliser et comment elle peut être adaptée à votre municipalité, qu’elle soit grande ou petite.
Le document Foire aux questions posées par le directeur général et le document Foire aux questions posées par les représentants élus vous aideront également à naviguer dans la trousse.
Le Guide de consultation rapide résume aussi très bien le processus.
Pour présenter la trousse d’outils à vos élus, vous voudrez peut-être leur envoyer un courriel ainsi que le Résumé du processus d’évaluation
L’Annexe 3 donne une Liste de contrôle du volet du DG (Word)
Pour que le produit final soit facilement visible, nous avons préparé un exemple de rapport final d’évaluation à partir du formulaire 1.6A Évaluation du rendement (Word) et 1.6B Autres critères d’évaluation du rendement (Word). Il convient d’approuver le modèle reprenant les mêmes compétences avant de lancer le processus d’évaluation. Le ou la DG remplira le même formulaire séparément et l’enverra au Conseil avant que celui-ci n’ait réalisé son évaluation. Le chef du conseil et les conseillers municipaux rempliront également ce document séparément. Le rapport d’évaluation final sera alors au point et pourra être présenté au ou à la DG. Cet exemple comprend également les commentaires du ou de la DG en réponse à l’évaluation. Vous devrez les adapter aux besoins de votre municipalité.

MODÈLES DE DOCUMENTS

Ces documents sont fournis à titre de guide. Vous devrez les adapter aux besoins particuliers de votre municipalité.

1. DOCUMENTS TYPES DE GOUVERNANCE (Word)
1.1 A : Politique municipale : Surveillance du rendement du DG (Word)
1.1 B : Règlement ou arrêté relatif au directeur municipal (Word)
1.1 C : Règlement ou arrêté sur les délégations au directeur municipal (Word)

2. DOCUMENTS TYPES D’EMBAUCHE D’UN DIRECTEUR GÉNÉRAL (Word)
Lignes directrices de l’ICMA pour le recrutement du premier dirigeant de l’administration locale
     Modèle de contrat de travail de l’ACAM
     Descriptions types de postes
     Description de poste du directeur municipal de la Ville de Grande Prairie (2011)
     Ville de Summerside

3. DOCUMENTS TYPES RELATIFS À L’AMÉLIORATION ORGANISATIONNELLE (Word)
Énoncé de l’objet de L’Association
     Engagement Conseil – directeur général (George Cuff)
     Le cycle d’évaluation Conroy Ross
     Guide d’évaluation du rendement du directeur général de la Ville de Canmore

4. DOCUMENTS TYPES POUR LE DÉROULEMENT DE L’ÉVALUATION ANNUELLE DU RENDEMENT (Word)

     Ville de Grande Prairie – Politique 120-1 sur le processus d’évaluation du rendement du directeur general
     Exemples d’évaluations du rendement
     Modèle d’évaluation du rendement du DG de la Ville de Grande Prairie
     Évaluation du rendement 2015 des CADRES SUPÉRIEURS de la Ville de Mississauga

5. OUTILS SERVANT À LIER L’ÉVALUATION DU DG AU PLAN STRATÉGIQUE (Word)
Ville de Mississauga – Évaluation du rendement des cadres supérieurs – 2015, Partie II
Comox Valley – Formulaire d’évaluation du rendement
Ville de Moose Jaw – Examen des compétences

MODÈLES DE DOCUMENTS

Ces documents sont fournis à titre de guide. Vous devrez les adapter aux besoins particuliers de votre municipalité.

1.2A: Description de poste (Word)

1.3: Planification stratégique (Word)
1.6A: Evaluation du rendement (Word)
1.6B: Compétences de base additionnelles (Word)
Modèle d’options de remuneration (Word)
Modèle : Aide-mémoire du DG pour l’évaluation du rendement (Word)
Modèle de presentation du Rapport final d'évaluation du rendement (Word)
Annexe 3 Liste de Controle du Processus d'evaluation du dg (Word)

Évaluations de rendement pour les subordonnés directs

Il est par ailleurs important que le directeur général/directeur municipal fasse une évaluation de rendement pour ses subordonnés directs (directeurs/commissaires/chefs/gestionnaires principaux). Exemples de documents à utiliser :

Ce formulaire est à remplir par le directeur général/directeur municipal et l’employé (Word), et à lire lors de l’évaluation du rendement.
Une lettre de mandat (Word) que le directeur général/directeur municipal peut remettre à chaque subordonné direct chaque année, lors de son évaluation de rendement. Y sont présentées les attentes de tous les services et également les attentes particulières à chaque service.