Bâtir de meilleures municipalités, ensemble.
EN SAVOIR PLUS SUR L’ADHÉSION À L’ACAM
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Table des matières
- Définition des renseignements personnels
- Notre engagement quant à la protection des renseignements personnels
- Collecter et enregistrer des renseignements personnels – Membres
- Collecter et enregistrer des renseignements personnels – Réseautage, éducation et formation
- Collecter et enregistrer des renseignements personnels – Achat de marchandises, produits et services offerts par l’ACAM
- Collecter et enregistrer des renseignements personnels – Site internet de l’ACAM
- Échange de renseignements personnels avec d’autres organismes
- Communication des renseignements personnels – Circonstances particulières
- Exactitude des renseignements personnels
- Sécurité des renseignements personnels
- Accès et mise à jour des renseignements personnels
- Questions sur la politique de confidentialité de l’Association
- Révision de la politique de confidentialité
- Date d’entrée en vigueur
L’Association canadienne des administrateurs municipaux remercie chaleureusement l’Ontario Municipal Administrators Association (OMAA) pour son soutien dans la préparation de la présente politique de confidentialité et pour la valeur de précédent de ses documents de politique.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Objet
La présente politique de confidentialité régit la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par l’Association canadienne des administrateurs municipaux (ACAM) auprès et au sujet de ses membres, y compris leurs conjoints et partenaires, les participants aux programmes, les exposants et les commanditaires, ainsi que les visiteurs du site internet de l’Association.
La présente politique a été établie en conformité avec les principes énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, chapitre 5 (LPRPDE).
L’ACAM suit également dans la mesure du possible les pratiques recommandées de l’annexe 1 de la LPRPDE pour la gestion de la présente politique et la conformité avec la LPRPDE.
Politique
1. DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels sont définis comme toute information, enregistrée sous quelque forme que ce soit, qui peut être utilisée pour distinguer, identifier, évaluer ou contacter un individu, ou encore pour déduire ou déterminer l’identité d’un individu.
Les renseignements personnels collectés par l’Association comprennent :
a) L’adresse et le numéro de téléphone résidentiels ainsi que l’adresse de courriel personnelle;
b) L’adresse de courriel professionnelle;
c) Le nom du conjoint ou partenaire, son adresse et son numéro de téléphone résidentiels ainsi que son adresse de courriel personnelle;
d) Des renseignements financiers tels que les numéros de carte de crédit fournis par les membres, les participants aux programmes, les exposants et les commanditaires pour leur inscription aux conférences, aux ateliers et aux programmes, ainsi que par les acheteurs de produits, de marchandises et de services de l’ACAM.
Pour plus de précision, tel qu’il est établi dans les réglementations accompagnant la LPRPDE, les renseignements personnels n’incluent pas le nom d’une personne, le titre du poste, le nom de l’employeur, l’adresse professionnelle ni le numéro de téléphone professionnel.
2. NOTRE ENGAGEMENT QUANT À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La confidentialité de vos renseignements personnels nous tient à cœur. Pour mieux protéger vos renseignements personnels, l’ACAM fournit une note explicative à propos de ses pratiques internet et des choix que vous pouvez faire sur la façon dont vos renseignements sont collectés et utilisés sur son site. Pour faciliter l’accès à ces explications, l’ACAM a placé un lien partout où des informations personnelles sont requises.
3. COLLECTER ET ENREGISTRER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – MEMBRES
L’Association collecte et enregistre des renseignements personnels auprès de ses membres, nouveaux ou existants, pour
a) élaborer des listes d’envoi pour les messages aux membres ainsi que les communiqués, les informations, les demandes d’information de l’Association, ou l’acquisition de services;
b) traiter les paiements de cotisation des membres, d’inscription aux conférences et aux ateliers, et d’achats de produits, de marchandises et de services de l’ACAM;
c) d’autres raisons déterminées ponctuellement avant ou au moment de collecter ces renseignements.
La collecte de renseignements personnels doit se limiter aux renseignements nécessaires aux objectifs déterminés. Les renseignements personnels doivent être collectés par des moyens justes et légaux.
L’Association peut communiquer les renseignements personnels collectés auprès de ses membres aux organismes qui l’assistent dans la diffusion de ses communications. Elle ne fournira des renseignements personnels à des organismes que s’ils acceptent d’utiliser de tels renseignements uniquement dans le but de diffuser les communications de l’Association selon les instructions de cette dernière et, selon la nature de ces renseignements, d’agir en conformité avec les principes énoncés dans la présente politique.
Le consentement des membres à la collecte et à l’enregistrement de renseignements personnels est considéré comme acquis au moment où ces renseignements sont soumis à l’Association. Les formulaires utilisés pour collecter des renseignements personnels indiqueront clairement la raison pour laquelle ces renseignements sont collectés et enregistrés.
Les renseignements personnels, à l’exception des renseignements financiers, collectés auprès des membres sont enregistrés
a) pendant la durée de l’adhésion du membre concerné à l’Association;
b) jusqu’à ce qu’ils soient mis à jour, auquel cas tout renseignement personnel « obsolète » est détruit;
c) pendant une période de dix (10) années après la résiliation de l’adhésion du membre à l’Association, sauf si la personne décède avant la fin de la période de dix (10) années. En cas de décès, la destruction des renseignements personnels interviendra dans les soixante (60) jours suivant la date à laquelle l’Association a appris le décès de la personne concernée.
Les renseignements financiers collectés auprès des membres sont conservés le temps nécessaire pour se conformer aux exigences de vérification ainsi qu’aux obligations réglementaires et autres obligations légales.
4. COLLECTER ET ENREGISTRER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – RÉSEAUTAGE, ÉDUCATION ET FORMATION
L’Association organise divers programmes de réseautage, d’éducation et de formation tout au long de l’année. Ces programmes comprennent des séminaires, des ateliers et des conférences.
L’Association collecte et enregistre des renseignements personnels sur les participants, y compris les conjoints et partenaires, à ses programmes de réseautage, d’éducation et de formation, pour
a) établir des listes d’envoi pour la documentation des programmes et des confirmations d’inscription;
b) traiter le paiement des frais d’inscription aux programmes de réseautage, d’éducation et de formation.
L’Association peut collecter des renseignements personnels auprès des organismes et des personnes qui assistent l’Association dans son offre de programmes de réseautage, d’éducation et de formation. L’Association n’utilisera de tels renseignements qu’à seule fin de réunir des preuves du bon déroulement des programmes d’éducation et de formation.
Le consentement à la collecte et à l’enregistrement de renseignements personnels des participants aux programmes est considéré comme acquis au moment où ces renseignements sont soumis à l’Association. Les formulaires utilisés pour collecter des renseignements personnels indiqueront clairement la raison pour laquelle ces renseignements sont collectés et enregistrés.
Les renseignements personnels, à l’exception des renseignements financiers, collectés auprès des participants aux programmes sont enregistrés
a) pendant la durée de la participation de la personne aux programmes de réseautage, d’éducation et de formation;
b) jusqu’à ce qu’ils soient mis à jour, auquel cas tout renseignement personnel « obsolète » est détruit;
c) pendant une période de cinq (5) années après la participation de la personne aux programmes de réseautage, d’éducation et de formation;
Les renseignements financiers collectés auprès des participants aux programmes sont conservés le temps nécessaire pour se conformer aux exigences de vérification ainsi qu’aux obligations réglementaires et autres obligations légales.
5. COLLECTER ET ENREGISTRER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – ACHAT DE MARCHANDISES, PRODUITS ET SERVICES OFFERTS PAR L’ACAM
L’Association collecte et enregistre des renseignements personnels auprès des acheteurs de produits, de marchandises et de services offerts par l’ACAM pour
a) établir le contact lors de l’envoi et de la livraison des produits, des marchandises et des services achetés;
b) traiter les paiements des produits, des marchandises et des services achetés.
Le consentement des acheteurs à la collecte et à l’enregistrement de renseignements personnels est considéré comme acquis au moment où ces renseignements sont soumis à l’Association. Les formulaires utilisés pour collecter des renseignements personnels indiqueront clairement la raison pour laquelle ces renseignements sont collectés et enregistrés.
Les renseignements financiers collectés auprès des acheteurs sont conservés le temps nécessaire pour se conformer aux exigences de vérification ainsi qu’aux obligations réglementaires et autres obligations légales.
6. COLLECTER ET ENREGISTRER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – SITE INTERNET DE L’ACAM
L’Association collecte et enregistre des renseignements personnels auprès des personnes accédant à la section réservée aux membres du site internet de l’ACAM. La collecte et l’enregistrement de ces renseignements sont menés en conformité avec les sections applicables de la présente politique et en fonction des divers objectifs de l’Association.
L’Association ne collecte et n’enregistre aucun renseignement personnel auprès des personnes accédant aux sections publiques du site internet de l’ACAM. Le système d’exploitation du site internet peut enregistrer automatiquement certains renseignements généraux et non personnels concernant l’accès d’une personne au site internet. De l’information supplémentaire sur les renseignements non personnels collectés est donnée dans la politique de confidentialité du site internet de l’ACAM.
Le site internet de l’Association peut fournir des liens vers d’autres sites internet. Lorsqu’une personne suit un lien vers un autre site, elle est soumise aux politiques de confidentialité et de sécurité du nouveau site. L’Association décline toute responsabilité quant à la collecte et à l’enregistrement de renseignements personnels par d’autres organismes dans les sites internet vers lesquels elle fournit des liens.
7. ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AVEC D’AUTRES ORGANISMES
Sauf si c’est expressément détaillé dans la présente politique, l’Association ne peut vendre, commercialiser, troquer, échanger ni soumettre à la considération d’une tierce partie aucun renseignement personnel collecté auprès de ses membres, y compris les conjoints et partenaires, les participants aux programmes, les exposants, les commanditaires et les acheteurs de produits, de marchandises et de services.
8. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS – CIRCONSTANCES PARTICULIÈRES
Dans certaines circonstances, l’utilisation et la communication de renseignements personnels peuvent être justifiées ou autorisées, ou encore l’Association peut être obligée de divulguer des renseignements sans consentement. Ceci pourrait arriver, par exemple,
a) lorsque la loi ou un ordre d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental le requiert;
b) lorsque l’Association croit, pour des motifs valables, que cette divulgation est nécessaire pour protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
c) lorsque la personne concernée est présumée coupable d’une infraction criminelle, civilement responsable dans une poursuite ou coupable d’une inconduite professionnelle, et que la personne demandant de tels renseignements est un agent autorisé de l’organisation responsable de l’enquête ou de la poursuite fondée sur l’allégation.
d) lorsque la divulgation est nécessaire pour permettre à l’Association de trouver le remède ou de limiter les dommages qu’elle pourrait subir;
e) lorsque de tels renseignements sont par ailleurs considérés comme de l’information publique.
Lorsqu’il est obligatoire ou autorisé de communiquer des renseignements personnels sans consentement, l’Association ne divulguera pas plus de renseignements que nécessaire.
9. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’Association s’assurera de son mieux que tout renseignement personnel en sa possession soit aussi exact, à jour et complet que nécessaire en fonction des objectifs pour lesquels elle a collecté un tel renseignement.
10. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’Association entretiendra, dans ses installations de stockage de données, les moyens matériels, procéduraux et techniques de sécurité adéquats pour prévenir tout mauvais usage, perte, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels collectés et enregistrés.
Parmi ces précautions, l’Association restreindra l’accès aux renseignements personnels aux individus ou organisations qui ont, selon elle, besoin de cet accès afin de pouvoir remplir leurs responsabilités à l’égard de l’Association.
Si une personne ou une organisation fait mauvais usage des renseignements personnels auxquels elle a accès, ses actes seront considérés comme une faute grave. Dans le cas d’une personne engagée par l’ACAM, de tels actes pourraient mener à la résiliation de tout contrat de service avec l’ACAM. S’il s’agit d’une organisation fournissant des services à l’Association, des mesures pouvant aller jusqu’à la résiliation de toute entente de service entre l’Association et cette organisation seront prises.
11. ACCÈS ET MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sur demande, l’Association donnera aux membres, y compris les conjoints et partenaires, les participants aux programmes, les exposants, les commanditaires et les acheteurs de produits, de marchandises et de services, accès aux renseignements personnels collectés et enregistrés les concernant. Si une personne accédant aux renseignements personnels la concernant croit que ces renseignements sont inexacts, elle pourra, selon la nature du renseignement, faire ou demander sa modification. L’Association se réserve le droit de ne pas modifier le renseignement personnel, mais elle y ajoutera toute information de remplacement que la personne concernée considérera comme appropriée.
L’Association répondra aux demandes d’accès aux renseignements personnels dans un délai raisonnable, au plus tard soixante (60) jours après la date de la demande.
Pour se prémunir contre les demandes frauduleuses d’accès ou de modification, l’Association peut demander suffisamment de renseignements pour confirmer que la personne qui dépose la demande est autorisée à le faire avant de consentir à l’accès ou la modification.
L’Association se réserve le droit de refuser l’accès à des renseignements personnels, sur demande d’une personne, quand
a) leur communication divulguerait des renseignements personnels, y compris des opinions, sur une autre personne ou une personne décédée;
b) leur communication divulguerait des renseignements confidentiels au sujet de l’Association ou d’une tierce partie qui pourraient nuire à l’Association ou à la tierce partie ou interférer dans des négociations contractuelles ou autres de l’Association ou de la tierce partie;
c) ces renseignements sont protégés par le secret professionnel ou le privilège relatif au litige;
d) ces renseignements ne sont pas raisonnablement retrouvables; la charge de travail ou les coûts pour les retrouver seraient disproportionnés par rapport à la nature et à l’importance de ces renseignements;
e) ces renseignements n’existent pas, n’ont pas été conservés ou ne peuvent être retrouvés par l’Association;
f) il y a raisonnablement lieu de croire que leur communication risque de nuire gravement au traitement ou au rétablissement de la personne concernée, de causer un grave préjudice moral à la personne concernée ou à autrui, ou de mener à de graves dommages corporels pour autrui;
g) leur communication pourrait nuire ou faire obstacle à l'exécution de la loi ou aux fonctions d'investigation ou de réglementation d'un organisme légalement habilité à s'acquitter de telles fonctions.
Lorsque les renseignements ne peuvent être communiqués, l’Association donnera les motifs de cette non-communication au demandeur.
L’Association se réserve le droit de ne pas répondre à des demandes d’accès répétées et vexatoires.
12. QUESTIONS SUR LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L’ASSOCIATION
Au cas où un membre, y compris un conjoint ou partenaire, un participant à un programme, un exposant, un commanditaire ou un acheteur de produits, de marchandises et de services, s’interroge sur
a) l’accès aux renseignements personnels collectés et enregistrés par l’Association;
b) la collecte, l’usage, la gestion et la divulgation des renseignements personnels;
c) le contenu de la politique de confidentialité de l’Association;
cette personne peut communiquer avec le président de l’ACAM, nommé agent de protection de la vie privée de l’ACAM par le conseil d’administration.
13. RÉVISION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
L’Association peut procéder, de temps à autre, à l’examen et à la révision de ses pratiques et de sa politique de confidentialité. En cas de modification de la présente politique, les membres, les participants aux programmes, les exposants, les commanditaires et les acheteurs de produits, de marchandises et de services, et d’autres personnes susceptibles d’accéder au site internet de l’Association recevront un avis de modification dans les plus brefs délais. Les amendements à la présente politique s’appliqueront aux renseignements personnels collectés à partir de l’entrée en vigueur de la politique révisée ainsi qu’aux renseignements personnels déjà en possession de l’Association.
14. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 3 mars 2011.